ENVIRONNEMENT DU POSTE :

Famille de métier : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Direction Général des Services.
Direction des Relations internes et des Projets institutionnels. 


Type de temps de travail : Complet

Métier : RESPONSABLE DES AFFAIRES GÉNÉRALES 
Filière : Administrative
Catégorie : B
Grades : Rédacteur / Rédacteur principal 2ème cl / Rédacteur principal 1ère cl 
Quotité de travail : 100 %
Localisation : TOULON 83000

MISSIONS :
- Piloter, organiser et encadrer le service (budget, ressources, plannings).
- Élaborer et suivre les marchés du service, ainsi que les dispositifs de mutualisation avec les communes.
- Garantir la continuité, la qualité et la sécurisation des flux de courrier, en propre ou par l’encadrement des agents et des vaguemestres, la continuité des activités opérationnelles du service.
- Appuyer la Direction des relations internes et des projets institutionnels.
- Assurer la coordination avec les DGA.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Encadre les agents administratifs et les vaguemestres.
- Prépare le budget du service et assure le suivi des consommations de crédits.
- Organise, assure la gestion et l’optimisation des plannings des vaguemestres.
- Assure la coordination avec le secrétariat général du DGS et l’ensemble des DGA et met à jour les tableaux de bord du service (La Poste, prestataires).
- Elabore des cahiers des charges, analyse des offres, assure la passation des marchés du service (affranchissement, machine à affranchir, fournitures) et assure le suivi de l’exécution et des reconductions.
- Élabore et assure le suivi des conventions de mutualisation des vaguemestres avec les communes : délibérations et conventions (saisie AIRS DELIB), calcul des remboursements, émission des demandes de titre.
- Assure la continuité des activités opérationnelles du service : en propre ou en appui des agents administratifs et des vaguemestres, pour garantir la continuité de service - réception, tri, dépouillement, enregistrement et distribution des courriers et colis, affranchissement ; réception et routage des doléances des usagers transmises par courrier ou via le portail internet ; gestion des fournitures et de la documentation de la Métropole (demandes, commandes, suivi des factures).

PROFIL RECHERCHE :

Les « savoirs » :
- Techniques et outils de gestion et d'organisation.
- Méthodes d'accompagnement du changement.
- Méthodes et outils de l'évaluation.
- Outils de pilotage et de planification.

Les « savoir-faire » :

- Définir un projet et une organisation de service.
- Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service.
- Proposer des pistes d’amélioration de l’organisation et du fonctionnement du service et des procédures.
- Adapter son management aux situations.
- Elaborer un budget prévisionnel, contrôler la gestion des dépenses.
- Concevoir des outils de planification liés aux activités.

 

Les « savoir-être » :

- Sens de la rigueur, de l'organisation et méthodologie.
- Discrétion.
- Aptitude à la gestion d'équipe (gestion d'éventuels, motivation de l'équipe...).
- Bonne qualité d'écoute.
- Aptitude au dialogue.
- Capacité d’initiative.

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES :

☒ Contraintes horaires/Astreintes                                                           
☒ Déplacements
☒ Permis B                                

LES AVANTAGES

Temps de travail : Complet.


Avantages :
- Prime de fin d’année (équivalente à un mois de traitement de base) versée au mois de décembre au prorata du nombre de mois de présence sur l’année civile,
- titres restaurants : Valeur 9,20 €, participation de TPM = 50%,
- assurance santé : participation minimum de TPM si contrat labellisé = 21,55 €,
- prévoyance/garantie maintien de salaire : participation de 50% sur les garanties de base du contrat de groupe de la Métropole
- prise en charge (à hauteur de 75 %) de vos frais d’abonnement à un mode de transport en commun,
- octroi éventuel du forfait mobilité durable en cas d’utilisation de mode de déplacement doux pour les trajets domicile-travail,
- bénéfice des prestations prévues par le COS Méditerranée pour la Métropole.

CONDITION DE REMUNERATION

NBI :  Poste non éligible.

Groupe RIFSEEP de la Métropole : B1.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Liste des pièces requises pour adresser une candidature :


- pour les agents titulaires de la fonction publique : CV + Lettre de motivation (adressée à Madame la Présidente de la Métropole Toulon Provence Méditerranée) + Dernier arrêté de situation administrative ;
- pour les militaires : CV + Lettre de motivation (adressée à Madame la Présidente de la Métropole Toulon Provence Méditerranée) + Certificat de position militaire + Agrément ;
- pour les non fonctionnaires : CV + Lettre de motivation (adressée à Madame la Présidente de la Métropole Toulon Provence Méditerranée) + Copie des diplômes.


NB : ces pièces sont obligatoires pour que la candidature soit étudiée.

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