ANTTL259 - Coordonnateur administratif

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

Famille de métier : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Direction Générale Des Services Techniques Territoires Et Proximité

Antenne Métropolitaine de Toulon / Le Revest
Direction Gestion Interne
Service Coordination Administrative

Type de temps de travail : Complet

Métier : ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE  
Filière : Administrative
Catégories : B / C
Grades : Rédacteur / Rédacteur principal 2ème cl / rédacteur principal 1ère cl / Adjoint administratif / Adjoint adm principal 2ème cl / Adjoint adm principal 1ère cl 
Quotité de travail : 100 %
Localisation : TOULON 83000

MISSIONS :

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

1) Coordination administrative (85% du temps de travail) :

● En matière des ressources humaines 
- Rédige et assure le suivi des documents concernant le personnel de l’Antenne,
- Tient le tableau de suivi en matière de recrutement, formation notamment,
- Met à jour l’organigramme,
- Prépare les dossiers du comité social territorial,
- Centralise les entretiens professionnels,
- Centralise les campagnes de promotion interne et avancements de grade,
- Analyse et monte divers dossiers divers en matière de ressources humaines.

● Concernant les demandes des différentes directions opérationnelles
- Analyse et centrale les retours des directions,
- Crée des tableaux, des dossiers et des courriers divers,
- Contrôle le respect des délais et du formalisme attendu,

2) Réalisation de diverses tâches administratives de l’Antenne (15% du temps de travail) :
- Réceptionne et oriente certains documents (administratifs et/ou techniques) auprès de services si nécessaires (Antenne et hors Antenne),
- Conçoit et réalise des documents administratifs, notamment courriers,
- Crée des dossiers administratifs,
- Assure la coordination diverse (tickets restaurants, COS…)
- Tri et classe des documents ainsi que la messagerie du Directeur de l’Antenne de Toulon - Le Revest en l’absence de l’Assistante de Direction ;
- Tient l’agenda et organise les réunions du Directeur de l’Antenne de Toulon - Le Revest en l’absence de l’Assistante de Direction ;

3) Missions ponctuelles de gestion courante du bâtiment L’Oiseau de Feu en l’absence de l’assistant de prévention des risques professionnels – Chargé de gestion :
- Assure la maintenance des locaux, par déclaration et suivi des incidences techniques,
- Assure la maintenance du matériel et en cas de difficulté, effectue une déclaration d’incidence technique auprès du fournisseur,
- Rédige les tickets Sos Info pour le Directeur de l’Antenne et la DGI,
- Transmet les besoins en produits de droguerie de l’Antenne de Toulon - Le Revest (Site Oiseau de Feu – Direction, DGI et Proximité) à la référente métropolitaine.

PROFIL RECHERCHE :

Les « savoirs » :
-    Connaissances de base sur la législation liée au Code du Travail ;
-    Bonne connaissance des métiers exercés au sein de la Direction et de l’Antenne ;
-    Toutes les bonnes connaissances théoriques en matière de Secrétariat et de bureautique ;
-    Elaboration des tableaux de suivi (RH, activités…) ;
-    Connaissance de l’Administration et de l’Antenne de Toulon - Le Revest.

Les « savoir-faire » :

-    Très bonne maîtrise de l’outil bureautique (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ;
-    Avoir de bonnes capacités rédactionnelles (nombreux rapports à réaliser) ;
-    Maîtriser toutes les techniques en matière de secrétariat, de bureautique, d’Internet et du Bureau       Numérique ;
-    Prendre des initiatives ;
-    Recevoir et orienter les appels téléphoniques.

Les « savoir-être » :

-    Ponctualité, disponibilité et assiduité ;
-    Avoir un très bon relationnel ;
-    Avoir un bon esprit de synthèse et d’initiative ;
-    Être rigoureux et organisé dans son travail ;
-    Être neutre et impartial dans ses prises de positions ;
-    Capacité relationnelle du travail en équipe ;
-    Discrétion et réserve ;
-    Esprit d’initiative ;
-    Bonne mentalité.

LES AVANTAGES

Temps de travail : Complet. 
Avantages :
- Prime de fin d’année (équivalente à un mois de traitement de base) versée au mois de décembre au prorata du nombre de mois de présence sur l’année civile,
- titres restaurants : Valeur 9,20 €, participation de TPM = 50%,
- assurance santé : participation minimum de TPM si contrat labellisé = 21,12 €,
- prévoyance/garantie maintien de salaire : participation de 50% sur les garanties de base du contrat de groupe de la Métropole
- prise en charge (à hauteur de 75 %) de vos frais d’abonnement à un mode de transport en commun,
- octroi éventuel du forfait mobilité durable en cas d’utilisation de mode de déplacement doux pour les trajets domicile-travail,
- bénéfice des prestations prévues par le COS Méditerranée pour la Métropole.

CONDITION DE REMUNERATION

NBI : Poste non éligible.
Groupe RIFSEEP de la Métropole : C6/TSE-B5/TSM-CHARGE DE GESTION.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Liste des pièces requises pour adresser une candidature :

- pour les agents titulaires de la fonction publique : CV + Lettre de motivation (adressée à Madame la Présidente de la Métropole Toulon Provence Méditerranée) + Dernier arrêté de situation administrative ;
- pour les militaires : CV + Lettre de motivation (adressée à Madame la Présidente de la Métropole Toulon Provence Méditerranée) + Certificat de position militaire ;
- pour les non fonctionnaires : CV + Lettre de motivation (adressée à Madame la Présidente de la Métropole Toulon Provence Méditerranée) + Copie des diplômes.
NB : ces pièces sont obligatoires pour que la candidature soit étudiée.