CAB06 - Collaborateur de cabinet

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

Famille de métier : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Cabinet de Madame la Présidente de la Métropole

Type de temps de travail : Complet

Métier : Assistant de direction
Filière : Administrative
Catégories : A / B / C
Grades : Attaché Territorial / Attaché principal / Rédacteur / Rédacteur principal 2ème cl / rédacteur principal 1ère cl / Adjoint administratif / Adjoint adm principal 2ème cl / Adjoint adm principal 1ère cl 
Quotité de travail : 100 %

Recrutement contractuel à durée déterminée sur un poste de collaborateur de cabinet d'une autorité territoriale.
Localisation : TOULON 83000

MISSIONS :

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

- Coordonne et organise les agendas du Directeur de cabinet et des Collaborateurs de cabinet.
- Instruit, rédige et suit les courriers du cabinet.
- Gère les frais de représentation.
- Traite et suit les dossiers du cabinet.
- Prépare les dossiers du directeur de cabinet : inaugurations, réunions de travail.
- Organise les réunions cabinet.
- Suit et met à jour le logiciel protocole, invitations en collaboration avec la Direction de la communication.

- Gère les signatures des parapheurs.
- Travaille en binôme avec l’Assistante de la présidente de la Métropole.

PROFIL RECHERCHE :

Les « savoirs » :
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail.
- Techniques de secrétariat.
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire.
- Fonctionnement de l’Internet et de l’Intranet.
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi.
- Annuaire de la Collectivité et des partenaires.
- Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu.
- Connaissance de l’organisation de la Collectivité.
- Maîtrise d’Excel, Air Délib, Coriolis, Powerpoint.

Les « savoir-faire » :

- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur de cabinet et de la Présidente.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
- Organiser les déplacements du Directeur de cabinet et de la Présidente.
- Etablir une relation de confiance avec le Directeur de cabinet et la Présidente.
- Prendre des notes et rédiger tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Les « savoir-être » :

- Discrétion, réserve, confidentialité.
- Rigueur.
- Sens du relationnel.
- Sens de l’initiative et réactivité.
- Autonomie.

LES AVANTAGES

Temps de travail : complet. 
Avantages :
- Prime de fin d’année (équivalente à un mois de traitement de base) versée au mois de décembre au prorata du nombre de mois de présence sur l’année civile,
- titres restaurants : Valeur 9,20 €, participation de TPM = 50%,
- assurance santé : participation minimum de TPM si contrat labellisé = 19,73 €,
- prévoyance/garantie maintien de salaire : participation de 50% sur les garanties de base du contrat de groupe de la Métropole
- prise en charge (à hauteur de 75 %) de vos frais d’abonnement à un mode de transport en commun,
- octroi éventuel du forfait mobilité durable en cas d’utilisation de mode de déplacement doux pour les trajets domicile-travail,
- bénéfice des prestations prévues par le COS Méditerranée pour la Métropole.

CONDITION DE REMUNERATION

Rémunération indiciaire.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Il s'agit d'un poste de collaborateur de cabinet de l'autorité territoriale. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limite de la durée du mandat de l'autorité territoriale.

Liste des pièces requises pour adresser une candidature :

- CV,

- Lettre de motivation (adressée à Madame la Présidente de la Métropole Toulon Provence Méditerranée).

NB : ces pièces sont obligatoires pour que la candidature soit étudiée.