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Assure l’appui opérationnel direct à la Direction de la Gestion Interne :
- Réceptionne, organise et suit les demandes adressées à la Direction.
- Prépare les éléments nécessaires aux décisions, arbitrages et réponses de la Direction.
- Tient à jour les échéanciers, tableaux de suivi et listes d’actions en cours.
- Assure le suivi des décisions prises en réunion et relance les interlocuteurs concernés.
- Prépare les dossiers, documents et supports nécessaires aux réunions de direction.
Assure la saisie, la mise à jour et la fiabilisation des données :
- Saisit et actualise les données administratives, budgétaires et marchés publics dans les tableaux et supports de suivi de la Direction.
- Contrôle la complétude des informations transmises par les services.
- Signale les incohérences, les informations manquantes et les points nécessitant un arbitrage.
- Classe, archive et trace les pièces justificatives, tableaux et documents de suivi.
- Produit les extractions et consolidations nécessaires au suivi des dossiers.
Assure le suivi administratif des marchés publics :
- Centralise les besoins exprimés par tous les services de l’antenne en matière de marchés publics.
- Met à jour les tableaux de recensement, de programmation, de lancement et de suivi des procédures.
- Suit les échéances des consultations, renouvellements, reconductions et actes administratifs associés.
- Prépare les éléments administratifs nécessaires aux dossiers marchés, en lien avec les services concernés.
- Assure la traçabilité des échanges, avis, validations et pièces constituant les dossiers.
Assure le suivi budgétaire et financier de la Direction :
- Centralise les demandes budgétaires et les éléments préparatoires transmis par les services.
- Met à jour les tableaux de suivi des crédits, engagements, besoins et arbitrages.
- Prépare les éléments de synthèse nécessaires aux réunions budgétaires et aux points d’avancement.
- Suit les écarts entre besoins exprimés, enveloppes disponibles et arbitrages rendus.
- Contribue à la fiabilisation des données financières avant transmission ou consolidation.
Assure la coordination administrative et documentaire :
- Organise les dossiers numériques et veille au classement des documents de référence.
- Assure la circulation de l’information entre les services des finances, marchés publics et de gestion administrative.
- Prépare les notes, courriers, comptes rendus et documents de synthèse à la demande de la Direction.
- Suit les circuits de validation et veille au respect des délais de transmission.
- Participe à l’amélioration de la traçabilité documentaire et de la lisibilité des dossiers.
Contribue au reporting de l’activité de la Direction :
- Renseigne les indicateurs définis par la Direction ou par le chargé d’études en structuration et pilotage des procédures internes.
- Met à jour les supports de suivi existants et alerte sur les points bloquants.
- Prépare les états d’avancement nécessaires au suivi des dossiers transversaux.
- Participe à la production de bilans administratifs, budgétaires ou marchés publics.
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